Viser resultat 1- af

Vis flere resultater

Med små virkemidler kan det lykkes at skabe liv i et borgerrettet projekt – selv på afstand af borgerne

Helle Kisum er Chef for Økonomi- og Personaleafdelingen i Billund Kommune. I denne kommunale Stabsfunktion er hverken hun eller medarbejderne ofte i direkte kontakt med borgerne. Helle fortæller, at Stabsfunktionens primære opgave handler om at gøre det nemmere for fagfunktionerne og kommunens medarbejdere i marken at have en god borgerkontakt. Skoleledere, pædagoger, teamkoordinatorer i plejesektoren, det tekniske personel m.fl. er afhængige af de oplysninger, som Økonomi og Personale kan levere. Helle fortæller, at hun derfor er meget optaget af, hvordan de kan gøre det nemmere for medarbejderne i kommunen – ved at give dem bedre og mere tilgængelige oplysninger, så de har de bedste forudsætninger for at møde borgerne.

Helle Kisum har i Økonomi- og Personaleafdelingen iværksat nye åbne cafémøder for medarbejdere og ledere i Billund Kommune. Første cafémøde blev afviklet i slutningen af marts, hvor ca. 50 deltagere i form af administrativt personel og ledere på tværs af alle fagprofessionelle skel i kommunen var mødt op med stor spørgelyst, fortæller Helle. Hun uddyber, hvilken idé der ligger til grund for møderne:

”Det er planen, at vi fire gange om året holder et cafémøde, hvor vi fortæller om det, der sker her og nu på tværs af stabsfunktionerne. Vi introducerer nye tiltag og metoder og skaber et dialogforum, hvor medarbejdere og ledere kan få noget at vide og dele erfaringer, der kan komme dem til gavn, blandt andet når de skal ud og møde med borgerne.”

På mødet havde Helle inviteret de to andre Stabschefer fra kommunen ind for at introducere nogle nye tiltag og introducere to nye kommunikationsforummer; en ny skype-funktion og det nye intranet. Helle stod for at introducere budgetproceduren for 2017 og projektet ”Bedre Styring i Billund Kommune”, hvor deltagerne fik mulighed for at spørge ind. Helle fortæller:

”Vi fik en super positiv feedback. Deltagerne fandt det rigtig givende at få informationerne ’face to face’ i stedet for at skulle søge og læse dem elektronisk.”

For Helle handler det om at skabe en åben stabsfunktion – det handler om ’at finde ud af det sammen’, hvilket kun kan ske med denne åbenhed.

”En stabsfunktion kan meget nemt virke som et lukket land, men vi håber, at vi nu er mere nærværende og levendegjort – og at medarbejderne føler, at der kan stilles spørgsmål til vores processer,”

fortæller Helle og fortsætter:

”Når vi inviterer ind, så åbner vi op for, at de kan komme med inputs til os omkring, hvordan vi kan gøre det bedre for dem. På sidste møde skulle deltagerne komme med forslag til, hvad vi skal bringe ind på næste møde.”

På første cafémøde præsenterede Helle også en ny ’Økonomisk ordbog’, der snart bliver tilgængelig på både inter- og intranettet. Her kan borgerne og medarbejderne slå de indforståede fagord og begreber op, så de får den jyske udgave af ordet.

Det handler om at yde god service. Det handler om at komme dem i forkøbet, der har brug for vores hjælp,

fortæller Helle.

Dette knytter an til næste projekt i Økonomi- og Personaleafdelingen. Mange finder ’Budget 2016 og overslagsår’ som tung læsning, fortæller Helle. Det næste mål er at gøre det mere borgerettet og borgervenligt, når næste udgave, ’Budget 2017 og overslagsår’ skal ligge klar.

”Vi skal give det en form, så det bliver mere oplysende i forhold til borgeren - mere pixibogs-agtigt. Vi skal hele tiden øve os på at tænke borgeren ind – hvem er det egentlig, vi laver denne bog for? Det er ikke til os selv. Bogen er også til borgeren, til skolelederen, til teamlederen m.fl. Vi har det med at skrive meget økonomisk funderet, så det bliver uforståeligt for læseren. Vi skal gøre beskrivelserne mere fortællende og billedlige – og jeg overvejer lige nu, om man på en eller anden måde kunne inddrage borgerne, så de hjælper os til at lave nogle beskrivelser, der taler til dem,”

fortæller Helle. 

For Helle Kisum er det en særlig ledelsesopgave at arbejde med at italesætte, for hvem stabsfunktionen løser de daglige opgaver. Det er så at sige en ledelsesopgave det hele tiden at trække hovedformålet frem.

”Når man sidder i en offentlige institution, så handler det om at skabe værdi i den kæde, der giver mulighed for at få mest muligt ud af midlerne, for borgerens skyld. At man får skabt det bedst mulige output og mest mulig værdi for de midler, der er til rådighed.

Helle uddyber, hvordan Økonomi- og Personaleafdelingen skal bidrage hertil:

”Vi skal skabe den information, som den leder, der sidder ude, skal træffe sine beslutninger ud fra. Vi kan skabe information, den værdi og åbenlyshed, der gør, så han kan træffe sine ledelsesmæssige beslutninger, så de skaber værdi for borgeren.”

Det er vigtig, at de hos Økonomi- og Personaleafdelingen fortsat har fokus på ”Sammen finder vi ud af det”. Det kan nemt glide i baggrunden, da borgeren ikke står ved stabsfunktionens fordør, fortæller Helle. Men det har vist sig med cafémøderne, at det gør en stor positiv forskel, helt ude i yderste led, hvis de ved Økonomi- og Personaleafdelingen er gode til at sætte borgeren i centrum, uddyber Helle. Derfor indkalder Helle hver fjortendes dag til et møde med forandringsagenterne fra afdelingen. På disse møder får agenterne en hjælpende hånd og sparring omkring de tiltag, de skal iværksætte. Til alle fællesmøder i afdelingen får forandringsagenterne ordet, og inden disse møder har Helle drøftet deres projekter med dem, så de har den nødvendige opbakning til nye tiltag.

”Hvis ikke vi taler om de nye projekter, så har medarbejderne i afdelingen ikke en chance for at træde ind i dem eller vide, hvad det handler om. Det er vigtigt, at ledelsen i de enkelte afdelinger tager dialogen med medarbejderne om, hvordan det har været før, og hvordan vi gør tingene nu – og ikke mindst hvorfor.”

Helle pointerer en særlig bevidsthed og opmærksomhed, der nu er opstået i stabsfunktionen; at det på kort tid og med små virkemidler kan lykkes at skabe liv i et større projekt. Små tiltag i et centralt led kan gøre en stor forskel og skabe en enorm værdi for borgeren.

”Vi forventer, at Cafemøderne samtidig muliggør, at vi kan sparre ressourcer i vores sagsforløb. I stedet for de mange skriftlige mails og forespørgsler og de mange opringninger, som vi hidtil har fået fra medarbejdere, så regner vi med at opleve et fald i antal af spørgsmål, da vi har været gode til at komme det i forkøbet. Det kræver en lille tidsmæssig investering i starten af forløbet, men det vil vise sig at have ressourcemæssige fordele for os – og stor værdi for både medarbejdere og borgere i kommunen.”